平成13年9月25日制定
令和2年4月1日一部改定
令和5年6月1日一部改定
共同エフテック株式会社
代表取締役 越智 章
基本方針
共同エフテック株式会社（以下「当社」といいます。）は、個人情報保護に対する社会的要請を十分に認識し、個人情報の適正な取り扱いを推進していくことが、大量の個人情報及び重要な情報を取り扱う情報処理サービス企業としての、重大な社会的責務であると認識しています。 当社は、このような責務を十分に果たしていくとともに、当社が、その事業において取り扱う個人情報のご本人の権利利益を保護するため、以下の基本方針に基づき、個人情報保護マネジメントシステムを構築します。
- 当社は、個人情報を適法、かつ、公正な手段で取得します。
- 当社は、取り扱う個人情報について事業の内容及び規模を考慮し、利用目的の範囲に限定して、適切に取得・利用・提供し、目的外利用をいたしません。また、当社は、上記の利用目的の範囲を超えた個人情報の取り扱いを行わないため、社内規程及び社内体制を整備します。
- 当社は、あらかじめご本人の同意を得た場合及び法令により例外として扱われる場合を除き、第三者に個人情報を提供しません。
- 当社は、「個人情報の保護に関する法律」、その他個人情報の保護に関する関係諸法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
- 当社は、当社が取り扱う個人情報の漏洩、滅失又は毀損の防止及び是正、その他個人情報の安全管理のため、社内規程及び社内体制を整備した上で、必要、かつ、適切な措置を講じます。また、当社の全従業者に対して、個人情報保護の教育を行うとともに、当社が個人情報に関する業務を委託する場合、その委託先を適切に監督します。
- 当社は、当社における個人情報の取り扱い及び当社の個人情報保護マネジメントシステムに関するご本人からの苦情及び相談を受け付け、適切、かつ、迅速に対応するため、社内規程及び社内体制を整備します。
- 当社は、本方針を実行するため、個人情報保護管理責任者を設置し、個人情報保護マネジメントシステムを整備するとともに、社内規程の制定及びマニュアル等の作成を行い、当社の全従業者に対し、それらの周知徹底を図ります。また、当社は、当社の個人情報保護マネジメントシステムに対する適正な運用確認及び監査を実施し、その継続的な改善に努めます。
- 本方針並びに当社における個人情報の取り扱いに関する苦情及び相談の窓口は、以下の通りです。
名称 個人情報苦情相談受付窓口
TEL 052-532-5500
FAX 052-523-2567
住所 名古屋市西区枇杷島3-27-24
E-mail ft_privacy@kyodoprinting.co.jp
当社の代表者は、本方針を文書化（ウェブページへの掲載を含む。）し、当社の従業者に周知させるとともに、一般の方が入手できる措置を講じます。
個人情報の利用業務について
1.個人情報に対する当社の利用目的について
当社は、取得した個人情報に対し、利用目的に限定して取り扱い、他の目的には利用いたしません。
■データプリント業務
委託された個人情報を各種帳票に印字、封入、封緘し、発送する業務
■カード発行業務
委託された個人情報を各種会員カード・IDカードへ加工、発送する業務
■会員データ登録業務
会員データの登録、維持、更新作業を代行する業務
■その他個人情報の印刷、加工、発送に関する業務
2.当社が、ご本人様から直接個人情報を取得する場合の利用目的について
当社は、ご本人様から直接個人情報を取得する場合、その都度、利用目的を明示し、その目的範囲内の取り扱いに限定します。
■お問合せに対するご連絡およびご回答のため
■ご請求いただいた資料等の送付のため
■採用活動および従業者の雇用管理のため
【開示等の請求先】 共同エフテック株式会社 個人情報苦情相談窓口責任者 TEL 052-532-5500 FAX 052-523-2567 住所 名古屋市西区枇杷島3-27-24 E-mail ft_privacy@kyodoprinting.co.jp
【認定個人情報保護団体の名称】 一般財団法人日本情報経済社会推進協会 [苦情解決の連絡先] プライバシーマーク推進センター 消費者相談窓口 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内 フリーダイヤル 0120-116-213
個人情報の開示等のご請求方法
1.開示対象となる個人情報又は第三者提供の記録
開示対象となる個人情報は、弊社のデータベース、または検索可能な状態に整理された弊社の情報ファイルに保管されている個人情報です。ただし、弊社が業務受託しているに過ぎず、弊社に開示等の権限がない個人情報は開示対象とはなりません。また、弊社が保有する個人情報の第三者提供に係る記録についても開示対象となります。
２．開示対象となる個人情報の利用目的
開示対象となるすべての個人情報の利用目的は、下記のとおりです。
①採用応募者情報
採用選考及び合否連絡のため
②従業員情報
入社時従業者登録及び労働管理のため
③問い合わせ情報
お問合せに対するご連絡およびご回答のため
ご請求いただいた資料等の送付のため
３.ご請求方法
開示等（個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去、および第三者への提供の停止）をご希望の方は、上記の開示等の請求先までご連絡下さい。ご要望に応じて、「個人情報開示訂正等依頼書」をお送りいたします。ご本人が必要事項を記載した後、以下に示す本人確認書類のうちいずれかのコピー、、請求の内容によって返信用封筒を同封の上、お送りください。利用目的の通知、開示の請求の場合に限り、手数料として、郵送代金実費分をご本人様にて負担頂きます。あらかじめご了承ください。
４.ご本人確認書類
①本人を確認する書類
■自動車運転免許証の写し
■旅券（パスポート）の写し
■住民基本台帳カードの写し
■健康保険証の写し
■国家資格に関する写真付の身分証明書の写し（写真の張替え防止処置又は打刻がされているものに限る）
②代理人を確認する書類
■自動車運転免許証の写し
■旅券（パスポート）の写し
■住民基本台帳カードの写し
■健康保険証の写し
■国家資格に関する写真付の身分証明書の写し（写真の張替え防止処置又は打刻がされているものに限る）
③代理関係を確認する書類
■未成年者代理の場合の法定代理関係（親子関係）を証明する戸籍謄本又は抄本
■成年後見代理の場合の法定代理関係を証明する登記事項証明書
■代理委任契約書または代理委任状（委任者の署名及び押印があるもの）
５.当社からの回答方法
個人情報又は第三者提供記録の開示等の可否につきましては、書類到着後原則３０日以内に回答いたします。また、開示、訂正などの結果につきましては、弊社からの郵送（簡易書留）、メール添付、その他お客様ご要望の方法（別途ご相談をさせていただく場合があります）での回答となります。
６.保有個人データの安全管理策のために講じた措置
①個人データの取扱いに係る規程等の整備
個人情報の取扱いにおけるライフサイクル（取得、利用、保存、提供、削除・廃棄）において、取扱上のリスクを認識し、取扱方法、責任者等を定めた取扱規程の策定・運用
②組織的安全管理措置
従業員から個人情報保護管理者への報告体制を整備すると共に、個人データの取扱い状況について、定期的に自己点検を実施すると共に、他部署の担当者による定期的な監査の実施
③人的安全管理措置
従業員各人との秘密保持契約の締結及び、個人データの取扱いに関する従業員教育の定期的な開催
④物理的安全管理措置
個人データを取扱う区域における入退室を制限、個人データを取扱う機器、電子媒体及び書類の盗難、紛失を防止するための措置の実施
⑤技術的安全管理措置
個人データを取扱うことのできる機器及び当該機器を取扱う従業員の明確化及び個人データへの不要なアクセスの防止
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